Kundenservice und Inbox

Die Inbox ist der Posteingang des Betriebs. Alle Postfächer und WhatsApp-Nummern laufen dort zusammen.

Jede Nachricht am Vorgang

Eine Nachricht wird beim Eingang der Bestellung, der Sendung und der Person zugeordnet. Wer antwortet, sieht Bestellung, Sendungsstand, Rechnung und bisherige Nachrichten daneben und muss nichts suchen. Der Bereich für Antwort, A.KI und Kommentare lässt sich am Griff oben in der Höhe ziehen; ein Doppelklick setzt ihn zurück, die Höhe bleibt gemerkt. Auch Lieferantenpost und Mails vom Fulfiller landen am richtigen Vorgang, etwa an der Anlieferung.

Ein Verlauf lässt sich mit mehreren Vorgängen verknüpfen: Bestellung, Anlieferung, Retoure, Eingangsrechnung oder Akte. Steht eine Bestell- oder Anlieferungsnummer in der Mail, verknüpft Trade Bridge NEO beim Eingang selbst. Am Vorgang zeigt der Inbox-Knopf alle verknüpften Verläufe, mit „Zu diesem Vorgang“ für eine neue Nachricht.

Antwortentwürfe von A.KI

Zu jeder Kundenfrage schreibt A.KI einen Entwurf im Ton des Shops, mit Signatur je Postfach und auf Wunsch mit einer Bewertungsbitte. Fakten wie Sendungsnummer, Kartoninhalt oder Liefertermin nimmt sie aus dem System. Je Art der Frage ist eingestellt, ob der Entwurf nur vorgeschlagen oder direkt gesendet wird.

Erkennt A.KI eine Rücksendung, schlägt sie vor, die Retoure anzulegen, mit oder ohne Rückversandlabel. Erst nach der Freigabe wird sie angelegt und die Antwort geschickt.

E-Mail-Vorlagen

Die Texte der Standard-Mails, etwa Versandbestätigung, Teillieferung oder Retourenlabel, stehen je Sprache unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen und lassen sich dort mit Vorschau ändern. A.KI und die eigene KI per MCP können die Vorlagen lesen und übersetzen.

Teams, Sichtbarkeit, Zuweisung

Postfächer werden Teams zugeordnet; wer in einem Team ist, sieht dessen Nachrichten. Vorgänge lassen sich Personen oder Teams zuweisen, Zuweisungsregeln beim Eingang übernehmen das automatisch. Ein Filter „Relevant“ zeigt, was einem selbst zugewiesen ist.

Wartezeit, Wiedervorlage, Sammelaktionen

Die Liste zeigt, wie lange ein Kunde schon wartet. Vorgänge lassen sich auf Wiedervorlage legen (Snooze), mehrere auf einmal bearbeiten, und eine Suche mit Relevanz findet alte Vorgänge wieder.

WhatsApp

WhatsApp läuft über die Meta-Cloud-API. Eingerichtet wird es in Trade Bridge NEO selbst: Am Eingang stehen der Stand der Nummer bei Meta, das Registrieren mit PIN und die Anmeldung der App beim WhatsApp-Konto. Nummern hängen an Personen, Sprachnachrichten werden transkribiert. Das 24-Stunden-Fenster von WhatsApp wird berücksichtigt.

Spam

Spam wird erkannt und bleibt Spam, ohne die Liste zu stören.

Aufgaben

Ein zugewiesener, offener Verlauf ist zugleich eine Aufgabe der zuständigen Person im Task-Center. Aus jedem Kommentar heraus lässt sich eine Aufgabe für eine Person oder ein Team stellen. Siehe Aufgaben und Task-Center.