Einkauf und Anlieferungen

Der Einkauf beginnt bei der Frage, was knapp wird, und endet bei der bezahlten Lieferantenrechnung.

Bestandsplanung und Reichweite

Für jeden Artikel rechnet Trade Bridge NEO die Reichweite aus dem echten Absatz, mit dem aktuellen Bestand und den offenen Anlieferungen. So sieht man, was in zwei Wochen fehlt, nicht erst, wenn es fehlt.

Die Bestandsplanung sortiert nach Reichweite, die knappsten Artikel stehen oben. Rot markiert sind Artikel, die höchstens 14 Tage reichen, gelb solche bis 30 Tage. Beide Schwellen lassen sich unter Einkauf → Einstellungen ändern. Aus der Auswahl entsteht mit „Anlieferung erstellen“ direkt eine Anlieferung; als Lager nimmt sie das Standardlager für Anlieferungen, sonst das Lager, in dem die Artikel liegen.

Nachbestellvorschläge

A.KI prüft täglich die Reichweiten und schlägt Nachbestellungen vor: Lieferant, Menge, voraussichtliche Kosten. Der Vorschlag wird als Anlieferung angelegt und wartet auf die Freigabe.

Anlieferungen

Eine Anlieferung ist die Bestellung beim Lieferanten (anderswo „Purchase Order“ oder PO genannt). Jede Anlieferung hat eine feste Nummer wie #PO-2001270, die überall angezeigt wird und in Mails an den Lieferanten steht; das Format stellt man unter Einstellungen → Buchhaltung → Nummernkreise („Anlieferung“) ein. Schreibt ein Lieferant die Nummer in seine Mail, ordnet die Inbox die Mail von selbst der Anlieferung zu.

Sie durchläuft diese Schritte:

1. Anlegen mit Positionen, Einkaufspreisen und Lieferant, von Hand oder aus dem Vorschlag von A.KI.
2. Freigeben. Die Bestellung ist damit intern genehmigt.
3. Beim Lieferanten bestellen. Die Bestellung geht als PDF per Mail an den Lieferanten oder wird als bestellt markiert, wenn sie anders bestellt wurde.
4. Auftragsbestätigung. A.KI erkennt die Bestätigung in der Lieferantenpost, hängt sie an die Anlieferung und übernimmt den Liefertermin.
5. Anmeldung beim Lager oder Fulfiller, damit die Ware erwartet wird.
6. Wareneingang, auch in Teilmengen. Jede Teilmenge wird eine Charge.
7. Rechnung. Die Eingangsrechnung wird gegen die Anlieferung geprüft (siehe Artikel „Eingangsrechnungen“).

Offene Anlieferungen mit Überfälligkeit sieht man je Artikel als Zulauf.

Chargen mit Nebenkosten

Jeder Wareneingang wird eine Charge mit eigenem Einkaufspreis. Fracht, Zoll und Gebühren der Anlieferung werden auf die Chargen verteilt und landen so im Einkaufspreis. Der Bestand wird nach FIFO verbraucht; Marge und Lagerwert rechnen mit den echten Chargenpreisen.

Lieferanten

Je Lieferant stehen Einkaufspreise je Variante (auch in Fremdwährung: Originalpreis, Kurs und Kursdatum werden gespeichert, der Euro-Betrag bleibt auf dem Kurs vom Eingabetag), Lieferzeiten, Ansprechpartner, Zahlart und Buchhaltungsdaten. Bei Überweisung wird die Rechnung manuell bezahlt, bei Lastschrift oder Kartenzahlung läuft der Zahlungsabgleich automatisch.