Buchhaltung: sevdesk, Lexoffice oder DATEV, eigene Rechnungen, offene Posten, Mahnwesen

Seit Oktober 2026 führt Trade Bridge NEO die Buchhaltung dienstneutral: Buchungskonten, Belege und Buchungssätze liegen im eigenen System. Welcher Dienst die Buchführung abschließt, ist eine Einstellung.

Modul, Paket und Recht

Die eigene Buchhaltung ist ein eigenes Modul Buchhaltung (Einstellungen → Module) und im Paket Profi enthalten. Dazu gehören DATEV-Export und Auswertungen. Im Menü stehen unter Buchhaltung außerdem OSS-Meldung, Zusammenfassende Meldung und die Belege für Zahlungsanbieter; diese gehören zu Bank & Zahlungen und gibt es schon ab dem Paket Wachstum. sevdesk und Lexoffice funktionieren in jedem Paket.

Wer die Buchhaltung sehen oder bearbeiten darf, regelt das Recht Buchhaltung am Team (Einstellungen → Nutzer & Teams), getrennt von Bank & Zahlungen. Teams, die vorher Bank & Steuern hatten, haben beide Rechte in derselben Stufe.

Dienst wählen

Unter Buchhaltung → Einstellungen stehen drei Wege zur Wahl:

• sevdesk oder Lexoffice: Der Dienst bekommt Rechnungen, Gutschriften und Eingangsbelege und gleicht Zahlungen dort aus. Wahlweise erzeugt der Dienst die Rechnungen selbst, oder Trade Bridge NEO schreibt sie und übergibt sie als Beleg mit PDF.
• DATEV: Trade Bridge NEO erzeugt Rechnungen und Buchungssätze selbst und übergibt sie als Datei an die Kanzlei. Verbindung vom Typ DATEV mit Berater- und Mandantennummer; eine DATEV-Schnittstelle online ist nicht nötig.
• Kein Dienst: Rechnungen und Auswertungen entstehen in Trade Bridge NEO, ohne Übergabe.

In allen Fällen sind die Tabellen gleich; nichts hängt an einem bestimmten Dienst. Wer von sevdesk zu DATEV wechselt, behält Kontenplan, Belege und Verknüpfungen.

Kontenplan, Regeln, Nummernkreise

• Kontenplan: Sachkonten nach SKR03 oder SKR04 mit Rolle (Erlös, Aufwand, Geld, Steuer, Gebühren), Kennzeichen Automatikkonto, Standard-Steuerschlüssel, BWA-Gruppe und UStVA-Kennziffer. Bankkonten und Zahlarten bekommen je ein Sachkonto.
• Erlöskonten: Regeln je Steuerszenario (Inland, innergemeinschaftliche Lieferung, OSS, Export) und Steuersatz, wahlweise je Verkaufskanal als Kostenstelle.
• Steuerschlüssel für Eingangsrechnungen: je Steuerbehandlung (Inland, Reverse Charge EU und Drittland, innergemeinschaftlicher Erwerb, Einfuhrumsatzsteuer) der passende Schlüssel.
• Nummernkreise: Rechnungen, Gutschriften, Debitoren, Kreditoren und Anlieferungen (etwa #PO-2001270) mit Präfix, Jahr, Stellenzahl und Startwert. Fortlaufend ohne Jahr ist möglich.
• Debitoren und Kreditoren: Nummern aus dem Kreis vergeben, von Hand eintragen oder aus sevdesk, Lexoffice oder einer DATEV-Stammdatendatei importieren. Shop-Kunden ohne eigene Nummer laufen über Sammeldebitoren je Zahlart (PayPal, Shopify Payments, Überweisung), auf Wunsch abschaltbar.
• Anfangssalden: je Wirtschaftsjahr aus den Eröffnungsbuchungen der Kanzlei (DATEV-Stapel) oder einer Saldenliste als CSV, oder per Jahresübernahme aus den Bestandskonten des Vorjahres.

Eigene Rechnungen und Gutschriften

Ist die Rechnungsstellung auf Trade Bridge NEO gestellt, entstehen Rechnung und PDF im eigenen Layout mit Nummer aus dem Nummernkreis, Steuertext je Szenario und Zahlungshinweis. Das gilt für Bestellungen, Rechnungen ohne Bestellung (Rechnungen → Neue Rechnung) und Leistungsabrechnungen an Fulfillment-Auftraggeber. Gutschriften und Kulanz-Gutschriften bekommen eine Nummer aus dem Kreis „Gutschriften“.

Eine ausgestellte Rechnung wird nie überschrieben: „Neu generieren“ storniert sie per Stornorechnung über alle Positionen und schreibt eine neue Rechnung mit neuer Nummer. Mit sevdesk oder Lexoffice gehen eigene Rechnungen und Gutschriften als Beleg mit PDF an den Dienst; mit DATEV laufen sie über den Buchungsstapel.

DATEV-Export

Unter Buchhaltung → DATEV-Export wird ein Monat gewählt. Die Vorschau zeigt alle Buchungssätze mit Prüfungen: fehlende Kreditorennummer, fehlendes Konto, Steuerbehandlung ohne Regel, innergemeinschaftlich ohne USt-IdNr., Fremdwährung ohne EUR-Betrag. Im Lauf stehen Eingangsrechnungen und Lieferantengutschriften, Rechnungen, Gutschriften und Leistungsabrechnungen, Zahlungen und Gebühren aus PayPal und Shopify Payments, Mahngebühren, Bankumsätze ohne Beleg (über die Bank-Kategorie auf ein Konto) und Hand-Buchungen.

Der Export ist ein ZIP: Buchungsstapel im DATEV-Format EXTF, die Stammdatendatei für Debitoren und Kreditoren, die Belege als PDF samt Manifest für den Belegtransfer in Unternehmen online sowie ein Protokoll. Entwurf prüfen, dann „Übergeben“: die Belege sind gesperrt, Nachzügler kommen im nächsten Lauf als Nachtrag. Fremdwährungsrechnungen werden mit dem tatsächlich gezahlten EUR-Betrag gebucht, Kursdifferenzen auf die dafür eingestellten Konten.

Vor dem ersten Echtlauf gehört die Datei einmal mit der Kanzlei abgestimmt.

Offene Posten

Unter Bank & Zahlungen → Offene Posten steht je Ausgangsrechnung, was noch nicht bezahlt ist. Die Fälligkeit ergibt sich aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel. Bezahlt gilt, was die Zahlungen der Bestellung, Bankzuordnungen und Gutschriften ergeben; meldet der Shop oder Marktplatz die Bestellung als bezahlt, zählt das ebenfalls. Die Liste zeigt Summen, überfällige Beträge und Kundensalden. Eine Rechnung lässt sich von Hand als ausgeglichen markieren, etwa bei Barzahlung; eine Mahnsperre gibt es je Rechnung und je Kunde.

Die Berechnung läuft nachts und auf Knopfdruck.

Mahnwesen

Unter Bank & Zahlungen → Einstellungen → Mahnwesen stehen Zahlungsziel, Mahnstufen und das Erlöskonto für Mahngebühren. Vorgegeben sind Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung mit Frist in Tagen, Zahlungsfrist, Gebühr, Betreff und Text; Platzhalter setzen Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und Frist ein. Der Tageslauf legt nur Vorschläge an, wenn er eingeschaltet ist.

Unter Bank & Zahlungen → Mahnwesen werden die Vorschläge geprüft und einzeln versendet: eine Mail an den Rechnungsempfänger mit der Mahnung als PDF im Rechnungslayout. Nichts geht ohne Klick raus. Übersprungen werden Rechnungen mit laufender Rückgabe, offenem Klärfall oder Mahnsperre. Mahngebühren versendeter Mahnungen bucht der nächste Exportlauf als Debitor an das Erlöskonto Mahngebühren, ohne Umsatzsteuer.

Auswertungen

Unter Buchhaltung → Auswertungen entstehen aus den Buchungssätzen die Summen- und Saldenliste je Konto, die BWA nach BWA-Gruppen je Monat und die Kennziffern der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Übermittlung an ELSTER erfolgt weiterhin über die Kanzlei oder das ELSTER-Portal.

Skonto

Wird eine Eingangsrechnung mit Skonto bezahlt (siehe Eingangsrechnungen), bucht der Exportlauf zur Zahlung einen zweiten Satz: Kreditor an das Konto Erhaltene Skonti mit der anteiligen Vorsteuerkorrektur. Das Konto wird unter Buchhaltung → Einstellungen → Grundlagen gewählt (SKR04 5736, SKR03 3736) und muss ein Aufwandskonto sein. Rechnungen mit mehreren Steuersätzen und EU- oder Auslandsrechnungen meldet der Lauf zum Buchen von Hand.

Was Pro-forma-Rechnungen betrifft

Pro-forma-Rechnungen von Lieferanten (Vorkasse) gehen nie in die Buchhaltung. Gebucht wird erst die richtige Rechnung; die Zahlung darf vorher der Pro-forma zugeordnet werden.