Anleitung: Kundenmail in der Inbox beantworten
KI-Entwurf prüfen, ändern oder selbst schreiben, senden, zuweisen und zurückstellen.
Die Liste
Unter Kommunikation → Inbox stehen die Filter Relevant (mir oder meinem Team zugewiesen), Meine, Pool (niemandem zugewiesen) und Alle, dazu Status (Offen, Wartend, Geschlossen, KI geschlossen, Spam), Typ (Kunden, B2B, Lieferant, Sonstige) und Kanal (E-Mail, WhatsApp). Sortieren lässt sich nach Priorität, Neueste, Älteste oder Wartet am längsten.
Den Entwurf von A.KI prüfen
Zu jeder Kundenfrage legt A.KI im A.KI-Reiter der Konversation eine Karte Kunden-Antwort an. Solange sie noch schreibt, steht dort „KI arbeitet noch am Entwurf“. Neben dem Verlauf hängen Bestellung, Sendung und Kundin, damit man den Entwurf gegen die Fakten prüfen kann.
- Bestätigen schickt den Entwurf so ab.
- Im Composer bearbeiten übernimmt ihn zum Ändern.
- Abbrechen verwirft ihn.
Man kann A.KI im Chat auch sagen, was anders sein soll („kürzer“, „biete 10 % Nachlass an“), sie legt dann einen neuen Entwurf vor.
Selbst antworten
Antworten öffnet den Composer mit Absender (Von), Empfänger, CC und Betreff. Anhänge kommen per Drag & Drop. Senden oder Senden und schließen (⌘+Enter) schickt die Antwort und schließt auf Wunsch den Vorgang.
Zuweisen
Über das Zuweisungsmenü in der Verlaufsleiste wird der Vorgang einer Person oder einem Team zugewiesen oder mit Niemand zuständig – im Pool freigegeben. Zuweisungsregeln beim Eingang erledigen das für die üblichen Fälle automatisch.
Zurückstellen
Zurückstellen legt den Vorgang auf Wiedervorlage: In 3 Werktagen, Nächsten Montag, In einer Woche oder ein eigenes Datum. Bis dahin verschwindet er aus der offenen Liste; Zurückstellung aufheben holt ihn zurück.
Weitere Aktionen
Priorität setzen, Als Spam markieren (auf Wunsch mit Spam-Regel für den Absender), Wieder öffnen und unter Kommentare und Aufgaben interne Notizen und Aufgaben zum Vorgang.