Formulare und Anfragen

Ein Garantieanspruch, eine Reklamation, ein Entsorgungsauftrag an den Fulfiller: Solche Anliegen kommen strukturiert besser an als in einer freien Mail. Dafür gibt es Formulare. Du baust sie selbst zusammen oder nimmst sie aus der Bibliothek, deine Kunden und Partner füllen sie aus, und jedes ausgefüllte Formular ist ein Anfrage mit Status, Zuständigkeit und einem Verlauf in der Inbox.

Wo Formulare gepflegt werden

Alle Formulare stehen unter Einstellungen → Formulare, in zwei Gruppen:

• Kundenformulare: Je Formular wählst du, wo es angeboten wird, im B2B-Portal, im Help Center oder in beiden.
• Fulfillment-Formulare: für Auftraggeber, die beim Fulfiller einen Sonderauftrag bestellen. Die Gruppe gibt es nur mit dem Modul Fulfillment.

Ein Formular hat Name, Beschreibung und Felder: Text, Zahl, Datum, Auswahl, Bilder oder Dateien, die Bestellung des Kunden, bei Partnern Artikel, Anlieferung, Lieferschein, Rückgabe. Dazu der Ablauf aus festen Bausteinen (Offen, In Prüfung, Angebot, Genehmigt, Abgelehnt, In Arbeit, Erledigt, Storniert): Du wählst, welche gelten und welche Seite sie setzen darf. Bei Kunden-Formularen wählst du außerdem Postfach, zuständiges Team, Bestätigungstext und ob der Kunde bei Nachricht und Statuswechsel eine Mail bekommt. Eine Bibliothek liefert fertige Vorlagen (Garantieanspruch, Reklamation, Entsorgung, Etikettieren, Umpacken, Verzollung, Fotos), die du mit einem Klick übernimmst und anpasst.

So sieht es die Gegenseite

Im B2B-Portal und im Help Center gibt es den Menüpunkt Anfragen. Der Kunde wählt ein Formular, füllt es aus, wählt seine Bestellung aus der eigenen Liste, hängt Fotos an und sieht danach Status und Verlauf. Schritte seiner Seite, etwa ein Angebot annehmen, setzt er dort selbst.

Zwischen Fulfiller und Auftraggeber laufen Anfragen von Trade Bridge zu Trade Bridge: Der Händler stellt die Anfrage (Einkauf → Anfragen an Fulfiller oder direkt am Artikel und an der Anlieferung mit „Anfrage an Fulfiller“), der Fulfiller nennt den Preis, der Händler gibt frei, der Fulfiller erledigt. Beide sehen denselben Anfrage, Nachrichten werden gespiegelt, erledigte Anfragen mit Preis landen in der Leistungsabrechnung.

So arbeitest du damit

• Anfragelisten im Menü: Kundenanfragen (Help Center) unter Verkauf, B2B-Anfragen unter B2B, Fulfillment-Anfragen unter Fulfillment. Dort Status setzen, Priorität, Preis nennen. Zeilen, in denen ihr am Zug seid, sind markiert.
• Inbox: Jede Anfrage hat genau einen Verlauf. Oben steht die Anfrage-Karte mit Status-Knöpfen, Feldern und Bildern; darunter die Nachrichten wie bei jeder Mail, mit Vorlagen, KI-Entwurf, Zuweisung. Antworten gehen an den Kunden per Mail und stehen zugleich im Portal. Eine Anfrage ohne Nachrichten taucht in der Inbox nicht auf.
• Task-Center: Je Anfrage eine Aufgabe, offen solange ihr am Zug seid, egal ob eine Entscheidung fehlt oder die Gegenseite zuletzt geschrieben hat.
• Akte: Braucht ein Fall mehrere Verläufe, etwa Kunde plus Lieferant, legst du die Anfrage zu einer Akte (vorher „Sonderfall“). Die Akte zeigt ihre Anfragen, Verläufe und Bestellungen.

Im Betreff jeder Mail steht eine Kennung wie [TB-4F7K]. Antwortet der Kunde aus seinem Mailprogramm, ordnet die Inbox die Antwort dem Verlauf zu, auch wenn der Thread verloren ging.

Abgrenzung

• Kommentare an Datensätzen sind intern und gehen nicht an Partner oder Kunden.
• Unklare Pakete in der Lager-App sind Pakete ohne Zuordnung im Wareneingang und haben mit Anfragen nichts zu tun.